Kişisel verilerin korunması, Çarşamba Belediyesi’nin ( “Belediye”) en önemli öncelikleri arasında olup, bu hususta yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret gösterilmektedir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) ile Belediyemizce işlenen kişisel verilerin teknik ve idari açıdan korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ile ilgili diğer yasal düzenlemelerde yer alan hükümlere uygun olarak imhası sağlanmaktadır.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Belediyemizce hazırlanmıştır.
1.3. KAPSAM
Vatandaşlar,kurum çalışanları, stajyer ve sözleşmeli personeller, çalışan adayları, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup kurumun sahip olduğu ya da kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde uygulanır.
BELEDİYE: |
Çarşamba Belediyesi |
AÇIK RIZA: |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
ANONİM HALE GETİRME: |
Kişisel verinin, kişisel veri niteliği kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
KİŞİSEL VERİ: |
Kimliği belirli ve belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örn: ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb. |
ELEKTRONİK ORTAM: |
Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM: |
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar |
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ: |
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir. |
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ: |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
VERİ SORUMLUSU: |
Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder |
VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU: |
İlgili Kişinin, KVK Kanunu’nun 11. maddesinde yer alan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu. |
ANAYASA: |
9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan;7 Kasım 1982 tarihli 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası |
KVK KANUNU: |
7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
POLİTİKA: |
Belediye Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası |
AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİNDE UYULACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA TEBLİĞ: |
10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ. |
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI: |
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereğince, Belediye tarafından kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan politika |
İMHA: |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
İLGİLİ KULLANICI: |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
İLGİLİ KİŞİ: |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
KAYIT ORTAMI: |
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
PERİYODİK İMHA: |
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP): |
Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren sistemdir. |
VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ: |
Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
YÖNETMELİK: |
28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
2.2.YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Kurum içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer surette kurum nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur.
Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme ve sicile kayıt gibi işlemlerin sorumluluğu “Veri Sorumlusu İrtibat Kişi” sindedir.
2.3.KİŞİSEL VERİLERİN BULUNDUĞU ORTAMALAR
Kişisel veriler, Belediyemiz tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortamlar |
|
|
SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Belediyemiz tarafından; vatandaşlar, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
3.1. SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Belediyemiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
3.1.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Belediyemiz faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
3.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Belediyemiz, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır:
3.2. İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER
Kişisel veriler;
durumlarında, Belediyemiz tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Belediyemiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Belediyemiz bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber vermektedir.
4.1 Teknik Tedbirler
Belediyemizce teknik tedbirler kapsamında:
4.2 İdari Tedbirler
Belediyemiz tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda belirtildiği gibidir:
KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Belediyemiz tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilmektedir.
5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi