1.BÖLÜM

1.1 GİRİŞ

 Kişisel verilerin korunması, Çarşamba Belediyesi’nin ( “Belediye”) en önemli öncelikleri arasında olup, bu hususta yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret gösterilmektedir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) ile Belediyemizce işlenen kişisel verilerin teknik ve idari açıdan korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ile ilgili diğer yasal düzenlemelerde yer alan hükümlere uygun olarak imhası sağlanmaktadır.

1.2.AMAÇ

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Belediyemizce hazırlanmıştır.

1.3. KAPSAM

Vatandaşlar,kurum çalışanları, stajyer ve sözleşmeli personeller, çalışan adayları, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup kurumun sahip olduğu ya da kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde uygulanır.

2. BÖLÜM

2.1. TANIMLAR VE KISALTMALAR

2.2.YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Kurum içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer surette kurum nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur.

Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme ve sicile kayıt gibi işlemlerin sorumluluğu “Veri Sorumlusu İrtibat Kişi” sindedir.

2.3.KİŞİSEL VERİLERİN BULUNDUĞU ORTAMALAR

Kişisel veriler, Belediyemiz tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

3. BÖLÜM

SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Belediyemiz tarafından; vatandaşlar, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

3.1. SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Belediyemiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

3.1.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Belediyemiz faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 5490 Sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu,
• 3194 Sayılı İmar Kanunu,
• 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu,
• 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu,
• 6183 Sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü,
• 7201 Sayılı Tebligat Kanunu,
• 1319 Sayılı Emlak Vergisi Kanunu,
• 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
• 4904 Sayılı Türkiye İş Kurumu Kanunu,
• 2981 Sayılı İmar Affı Yasası Kapsamındaki İmar Uygulamaları,
• 2863 Sayılı Kültür Ve Tabiat Varlıkların Koruma Kanunu,
• 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu,
• 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 3195/3196/3197/3198/3199/3200/3201 Sayılı İmar Kanunu,
• 9464 Sayılı Engelliler Hakkında Kanun,
• 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,
• 4483 Sayılı Memurlar Ve Diğer Kamu Görevlilerin Yargılanması Hakkında Kanun,
• 4708 Sayılı Yapı Denetim Hakkında Kanun,
• 4857 Sayılı İş Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 5393 Sayılı Belediye Kanunu,
• 5580 Sayılı Özel Öğretim Kurumlar Kanunu,
• 9207 Sayılı İşyeri Açma Ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik
• 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6306 Sayılı Afet Riski Altındaki Alanların Dönüştürülmesi Hakkında Kanun,
• 6321 Sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
• 6331 Sayılı İş Sağlığı Ve Güvenliği Kanunu,
• 3359 Sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu,
• 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu,
• 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
• 5199 Sayılı Hayvanları Koruma Kanunu,
• 7189 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunun Uygulamasına İlişkin Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
• 1593 Sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu,
• 5326 Sayılı Kabahatler Kanunu,
• 1219 Sayılı Tababet Ve Şuabatı San’atlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun,

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

3.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Belediyemiz, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır:

• • Belediyemiz tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapabilmek,
  • Kurumsal web sitemiz ve mobil uygulamalar üzerindeki e-belediye faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Elektronik ortam ve platformlarda (internet/e-belediye vs.) veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek,
  • Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek,
  • Vatandaşlarımızın memnuniyetini artırmak, çeşitli kamusal faaliyetlerde kullanabilmek ve bu kapsamda anlaşmalı kuruluşlar aracılığıyla elektronik ortamda ve/veya fiziki ortamda anketler düzenlemek,
  • Vatandaşlarımıza öneri sunabilmek, hizmetlerimizle ilgili vatandaşlarımızı bilgilendirebilmek,
  • Hizmetlerimiz ile ilgili şikâyet, istek ve önerilerini değerlendirebilmek,
  • Evlilik, sosyal yardımlaşma, etkinlikler, cenaze işlemleri vb. belediyecilik faaliyetlerini yürütebilmek,
  • Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakları kullanabilmek,
  • İnternet ortamında vatandaşlarımıza daha iyi bir etkileşim sağlamak,
  • Eğitim faaliyetleri kapsamında spor okullarına, etüt merkezleri ve diğer kurslar için kayıt yapabilmek,
  • Kreşlerde çocuklarımızın ve velilerin bazı kişisel verileri iletişim kurabilmek,
  • Sosyal yardımlarda yurttaşların ihtiyaçlarını belirleyebilmek ve gerekli hallerde sosyal yardım alacak yurttaşları belirleyebilmek,
  • Web sitesi/mobil uygulamalar üzerinden sitemizi kullananlar “çerez politikası” gereği IP adresi ve benzeri bilgileri toplayabilmek,
  • İş başvurularınızı, staj başvurularınızı değerlendirebilmek,
  • Kurumumuzla iş amaçlı bağı bulunanların kişilerin iletişim amacıyla adres ve iletişimi gerçekleştirebilmek,
  • İş akitlerimizin, sözleşmelerin koşulları, güncel durumu ve güncellemeler ile ilgili müşterilerimiz ile iletişime geçmek, gerekli bilgilendirmeleri yapabilmek,
  • Çalışanlarımızın iş sağlığı ve güvenliği kapsamında elde edilen sağlık bilgisi sonuçları sadece iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yasalara uygun olarak veri toplamak,
  • Sendikal haklarla ilgili olarak çalışanların lehine olacak şekilde sendikal haklardan çalışanlarımızın faydalanmasını sağlamak,
  • İş birliği, ortak iş yapma, tedarik ve taşeronluk iş ve işlemleri sırasında kullanmak,
  • Sözleşmelerle ilgili yükümlülükleri yerine getirebilmek,
  • Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızı kullanabilmek,
  • Dolandırıcılık ve diğer yasa dışı faaliyetlerin önüne geçebilmek,
  • Hizmet binalarımız, parklarımız içinde güvenlik kameraları marifetiyle bina, tesis, park gibi yerlerde kamera görüntüleri kamu güvenliği ve iş güvenliğini sağlayabilmek için saklanmaktadır.

3.2. İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

durumlarında, Belediyemiz tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

4.BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

Belediyemiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Belediyemiz bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber vermektedir.

4.1 Teknik Tedbirler

Belediyemizce teknik tedbirler kapsamında:

• Veri güvenliğini sağlamak amacıyla bilgili ve deneyimli kişiler istihdam etmekte ve personeline gerekli kişisel verilerin korunmasına ilişkin eğitimleri vermektedir.
• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapılmaktadır.
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Kişisel Verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, Kişisel Verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimlerin iz kayıtları tutularak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere iletilmektedir.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

4.2 İdari Tedbirler

Belediyemiz tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda belirtildiği gibidir:

• Aydınlatma Metinleri (Çalışan, Çalışan Adayı, Müşteri, Kamera Sistemleri, Covid-19 Salgın Süreci) ve Açık Rıza Metinleri Hazırlanmıştır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Erişim yetkileri düzenlenmiştir.
• Birim bazında kişisel verileri korumaya yönelik eğitim verilmiştir.
• Birim bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili birimin özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler hayata geçirilmektedir.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin yönetmeliği hazırlanmıştır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Katmanlı kamera aydınlatma metinleri kameraların bulunduğu bölgelere asılmıştır.
• Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlar bilgilendirilerek farkındalık yaratılmıştır.
• Kurumun yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm birimlerin özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili birimlerin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Sözleşmeler KVKK İle uyumlu hale getirilmiştir.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirilmektedir.

5.BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Belediyemiz tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilmektedir.

5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi